מנהלת פרויקטים בחברה גדולה סיפרה לי בגאווה יתירה כי "המילה 'פיילוט' היא מילה נהדרת, בזכותה הצלחתי להרים המון פרויקטים שעובדים כבר שנים עד היום, ב'פיילוט' "… גם אני נתקלתי לא פעם במקרים בהם פרויקט יצא לדרך כ-"פיילוט" כמעט ללא אפיון כלל, שלא לדבר על בדיקות מסודרות או על ביקורות אבטחת מידע, הרי למה צריך?, כך נשאלתי – הן מדובר בסך הכל בפיילוט…
על מנת להבהיר למה אני מתכוון, אני אציין כי נתקלתי במקרים רבים בארגונים שונים שבהם אנשים מתחומים שונים (למשל שיווק) רוכשים מערכות שונות או רישיונות זמניים למערכות שונות לצורך "בדיקתן" כביכול על ידי משתמשים שונים בארגון, בסופו של דבר, לעתים קרובות מערכות אלו מוצאות חן בעיני הגורמים בארגון שהזמינו אותן והפיילוט הופך לפתע ל-Production, היינו יישום קריטי שהארגון לא יכול להתנהל בלעדיו כראוי.
אנשים רבים מאמינים כי הדרך הכי טובה לבדוק מערכת היא בהתנסות, הם משוכנעים שעל ידי ניסיונות "לשחק" עם המערכת הם ירגישו אותה וכך למעשה יוכלו לקבל החלטה האם לבחור בה או לא.
יש שאפילו ירימו גבה ויתהו על מה אני מתרעם, הרי אם המערכת נמצאה מתאימה למשתמש הסופי שלה, הרי שבעצם "חסכנו" את האפיון והושגה התוצאה הרצויה, מערכת שמתאימה לחלוטין למשתמשים בה.
האמת היא שמערכת כזו עשויה בהחלט שלא להתאים לתשתיות המותקנות בחברה, למדיניות אבטחת המידע המוטמעת בחברה, עשויה לחייב שינוי בנהלי העבודה של הארגון ולא פחות חשוב – עשויה לחייב דרישות של כוח אדם במחלקות שונות. כל זאת בשעה שמערכת אלטרנטיבית לא הייתה מחייבת את כל אלו. כמו-כן, ייתכן בהחלט שמערכת כלשהי המוטמעת כבר כרגע במחלקה אחרת בארגון הייתה מאפשרת להשיג את אותן תועלות למעשה ללא עלות כלל.
התשובות נמצאות ויכולות להימצא רק אצל מנתח מערכות המהווה חלק אינטגרלי מהארגון, רק מנתח מערכות כזה יכול, על סמך ניסיונו מדרישות קודמות, לקבוע האם קיימת מערכת המאפשרת את השגתן של אותן תועלות ואשר מוטמעת כבר כיום בארגון. רק מנתח מערכות כזה יכול להעריך אל נכון את הבעיות מבחינת אבטחת המידע שאותן מעלה המערכת הנבדקת ולא פחות חשוב מכך, לעזור למשתמש הסופי באמצעות כלי ניתוח מערכות לקבוע באופן מדיד ומדויק את הדרישות שלך כך שבסופו של תהליך תוכל לקבל נתון ברור המייצג את מידת התאמת המערכת הנבדקת לכלל דרישות הארגון, הן הדרישות הפונקציונליות אותן יעלה משתמש הקצה והן דרישות שאינן פונקציונליות אשר יעלו מטבע הדברים, אנשי התשתיות, אבטחת המידע וכולי.
היתרון שבשימוש במנתח מערכות המהווה חלק אינטגרלי מהארגון הוא בעיקר בכך שמנתח מערכות כזה, המרכז את כל הדרישות למערכות המידע השונות הקיימות בארגון, רק הוא באמת יהיה מסוגל לזהות כפילויות או מקרים של "כמעט כפילויות" ובעזרת כלי ניתוח המערכות שברשותו יוכל לבחון יחד עם משתמש הקצה האם אכן מדובר בכפילות, האם נדרש פיתוח של התאמת מערכת קיימת או שמא ניתן לפתור את הכפילות באמצעות הגדרות בלבד.